אוטומציה​ בקליקאפ

אוטומציה של משימות ב-ClickUp יכולה לעזור לייעל את העבודה שלנו ולשפר את הפרודוקטיביות.

על ידי יצירת אוטומציות, אנו יכולים להגדיר פעולות שיתרחשו כאשר מתקיימים טריגרים מסוימים.

לדוגמה, כאשר משימה מסומנת כזכייה, למייל הלקוח תישלח אוטומטית הודעת "תודה על רכישתך", והמשימה תועבר לרשימת לקוחות משלמים.

אוטומציה היא הדרך של המערכת לאפשר לנו לעבוד יותר בקלות, לייעל את הפעילות ולשפר את איכות השירות.

איך יוצרים אוטומציה חדשה בקליקאפ?

כדי ליצור אוטומציה חדשה, יש ללחוץ על "Automate " בצד ימין של הסרגל העליון ולבחור Add Automation.

האוטומציה ששנגדיר תחול על התוכן המוצג בחלון, כלומר אם אנו ברמת רשימה, תיקייה או SPACE, האוטומציה תפעל על כל מה שנכלל בפנים.

בלחיצה על לשונית Browse , וניתן לראות את מגוון אפשרויות האוטומציה.

כדי ליצור אוטומציה חדשה, יש ללחוץ על כפתור +Add Custom Automation . קליקאפ מציעה מגוון אפשרויות ליצירת אוטומציה :

• Move

מאפשר הגדרת פעולות אשר יקרו כאשר יש שינוי מיקום משימה אל רשימה אחרת.

• Statuses

מאפשר הגדרת פעולות אשר יקרו כאשר מתבצע שינוי סטטוס במשימה.

• Creation

מאפשר הגדרת פעולות אשר יקרו כאשר מוקמת משימה.

• Dates

מאפשר הגדרת פעולות אשר יקרו כאשר מגיע תאריך היעד של המשימה.

• Assignees

מאפשר הגדרת פעולות אשר יקרו כאשר משתנה הקצאה של משימה למשתמש.

• Priorities

מאפשר הגדרת פעולות אשר יקרו כאשר משתנה עדיפות של משימה.

• Other

מאפשר הגדרת פעולות אשר יקרו כאשר משימות המשנה או הצק ליסט בוצעו.

מציעה גם אוטומציות מובנות עבור מערכות שונות, אותן ניתן למצוא תחת מקטע אינטגרציות, בחלקו השמאלי של המסך.

לדוגמא: אוטומציה עם Calendly מאפשרת הגדרת משימה כאשר אירוע נקבע ביומן ו-Email מאפשר הגדרת פעולות אשר יגרמו לשליחת מייל ברגע שחל שינוי שהגדרנו במשימות.

​יצירת אוטומציה מותאמת אישית בקליקאפ

כדי ליצור אוטומציה מותאמת אישית, עלינו להגדיר טריגר שיפעיל את התהליך ויבחר איזו פעולה תתרחש כאשר הטריגר יתקיים. יש ללחוץ על add custom automation. כעת צריך להגדיר טריגר אשר יפעיל את התהליך. על מנת לעשות זאת יש לבחור מהי הפעולה אשר תקרה תחת When this happens. יש ללחוץ על החץ ולבחור מהרשימה מה יהיה הטריגר, למשל: שינוי סטטוס, שינוי עדיפות, שינוי תאריך יעד וכדומה.

יש לשים לב שבחלק מהפעולות נידרש להגדיר נתונים נוספים, למשל: בשינוי עדיפות, יש להגדיר מה העדיפות שמשתנה ולאיזה עדיפות היא תשתנה. לעומת זאת, יש פעולות אשר מוגדרות בפני עצמן, למשל שינוי תאריך יעד, אשר לא צריך להגדיר דבר נוסף.

​לאחר מכן, יש להגדיר איזו פעולה אנחנו רוצים שתקרה בהתאם לשינוי, תחת Then do this action. יש ללחוץ על החץ ולבחור מהרשימה את הפעולה שאנו רוצים שתקרה. חשוב לים לב לפעולות הדורשות נתונים נוספים. למשל, אם נבחר מחיקת משימה, לא נדרשת הגדרה נוספת, אך אם נבחר שינוי שיוך למשתמש, נצטרך להגדיר מי המשתמש אשר המשימה תשויך לו. כאשר נסיים להגדיר את הטריגר ואת הפעולה הרצויה, נוכל לראות למטה את סיכום האוטומציה. על מנת ליצור את האוטומציה, נלחץ למטה על Create.

​צפיה באוטומציות הקיימות אצלנו במרחב העבודה בקליקאפ

כדי לראות את כל האוטומציות שהגדרנו מבעוד מועד, נקליק על Automate > Active Automations > Manage

אפשרויות הקיימות לאוטומציה פעילה הן: עריכה, מחיקה, או הפיכה ללא פעיל.

לשונית Usage מציגה את כמות האוטומציות שבוצעו ברמת כלל החשבון הרמה החודשית.

מה מתאפשר בחשבון החינמי של קליקאפ?

בחשבון החינמי מתאפשרות כ- 100 פעולות בחודש, בחשבונות בתשלום מקבלים כמות גדולה יותר...

ניתן להישאר בחשבון החינמי ולרכוש פעולות אוטומציה, אך הרבה יותר מומלץ לשדרג את החשבון לחשבון בתשלום הכולל כמות גדולה יותר של אוטומציות ובעלות קטנה יותר מרכישה של תוספת האוטומציות בלבד.